成都一凡会议服务公司是成都最专业、最好的会议会展服务公司，公司以策划、设计、执行各类会议、展览、场地和酒店预订，舞台搭建及会议设备租赁为业务主体，以专业、创新、活力为宗旨组成的精英服务团队，为您提供充满鲜明、独特和与众不同的创意方案。今天，我们就在这简单介绍下会议现场执行所需要注意的知识：
我们在接待一场会议的时候，一般都是从前期的确定会议时间到找会场等，一步一步来完成的，事实上，每一个步骤都非常的重要，我们的会议操作人员基本都是非常的谨慎的完成每一个步骤，但是，我们必须知道的是，无论我们前期工作做得有多好，在会议当天、以及整个会议过程中一旦有任何的瑕疵，对于我们对于客户来说都是很大的一个错误。所以，我们作为专业的会议服务公司应该特别注意会议执行过程。这里我们要求一个专业的认真的会议秘书来完成整个活动完美，由于会议秘书所涉及的事情不较多，工作面繁杂，一个完美的会议秘书得在会前详细了解整个会议流程，它直接决定会议的成功与否，所以会议接待是会务工作中的中坚环节，得尤为重要了。
合理地妆容代表着我们对客户的尊重，所以我们对会议秘书的要求也是颇高的，首先要注意的是形象气质：要求着装规范、妆容得体、精神饱满心态平和、做事要求有条不紊、忙而不乱;成员之间要及时、有效沟通，以最佳的默契来完成整个活动。
一、报道日注意事项：
1、关于接站服务：要求专业的车队准时接站，这边会务人员接站前提前与参会代表短信联系，严格说我们要求我们的会执人员提前到达火车站或飞机场等待客户的到来，注意要在显眼位置举接站牌接站，同时需与会务组时刻保持电话联系，告知接站具体情况。
2、会议所需用品提前到位：提前到会场检查特别准备的横幅应提前悬挂到位;指示牌、旅游宣传展架到位。会议用文本资料到位（如签到表、收费表、排房表、酒店分房单、考察统计表、餐券、专用收据、发票反馈表等），电脑、打印机、刷卡机、欢迎水牌摆放到位;
3、人员要求：规范的着装，合理的姿态——不得在大厅大声喧哗、跑跳、吃东西、小动作等。并且严格按分工秩序入位
二、具体操作为：
①、酒店提前排房：
会务组应提前了解酒店房况，根据代表交费情况安排标间、单间、套房入住，特别注意产生单男单女、插住情况，酒店应注意到位人员，尽量避免错误
②、指引：
礼仪小姐指引要求不仅能够指引代表来报到台报到，必要时能够帮助带领代表到酒店前台刷卡交费并交回酒店出示的回执单。在这里要求礼仪人员以热情态度为每一位贵宾提高服务。
③、签到：
这一项关系着整个活动结束后做结算的方面，所以一定要仔细，最好能让来宾用都能看懂的字体——正楷来完成，如遇到那种不认识的字，在第一时间应向来宾礼貌 的询问，同时做好来宾通信备忘录。在这个时候可以发放餐劵，既保证了准确性又减少了后续的麻烦。
④、交费：
要求会议人员明晰告知代表会议收费标准，同时详细介绍考察行程，一般情况我们代收费用，若需在酒店前台刷卡，安排会务工作人员带领，开出临时收据并给出发票反馈表，提醒代表按发票反馈表要求书写并按时交会务组。
⑤、现场资料发放：
要求整洁摆放会议所用相关资料、礼品，礼仪人员在发放时应做到准确、礼貌、亲切。
⑥、外线旅游咨询：
作为会遇到当地接待方，我们 的服务人员应向代表热情介绍当地特色旅游，细心、周到的为代表考虑安排整个行程，合理安排外线旅游行程，给代表留下美好的回忆。
⑦、返程票预订：给代表提供贴心机票订购服务，解决代表返程之忧。
成都一凡会议服务公司是成都最专业、最好的会议会展服务公司，公司以策划、设计、执行各类会议、展览、场地和酒店预订，我们做最专业的会议服务。包括舞台搭建及会议设备租赁为业务主体，以专业、创新、活力为宗旨组成的精英服务团队，为您提供充满鲜明、独特和与众不同的创意方案为您提供专业的会议服务，很乐意您的到来
咨询电话：028-65667767
