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1、会议会场现场勘查

在活动举办之前先是对会议会场现场进行时代考察拍摄，确定会议各区域的位置，并实地体验，从而确定下来会议各个项目和区域的实行和摆放布置，对会议活动场地的了解是进行会议活动现场搭建和现场流程安排的重要的前提。

2、在会场的现场沟通

通过各种方式了解和解决会场现场的动工和时间和电力、空调、保安、保洁消防等问题，为会议活动的正常进行做好一个很好的准备工作。在会议活动准备的前期不仅是对于酒店来说是要进行一个实地的考察和测量，同时还要和活动实施的搭建方进行一个具体的沟通，这个就是在现场之后的搭建沟通从而来确人会场的布置物尺寸和设计，确定会场需要使用的材质和制作周期；物料准备期间可前往会场施工场地，核查制作情况；会议现场搭建时，规定会场搭建时间，监督会场所需颜色，材料等工程质量，提供细致的损耗情况，安排专业技术人员熟悉现场流程；对于物料和现场环境确定之后，还要对会议现场参与的人进行一个具体的分配，同时在会议活动开始之前对参与会议活动的服务人员进行培训，了解整体会议活动流程，细节以及工作职责。同时各类人员也是得由会议活动组专人管理，负责督促和分配进行会议活动现场的各项工作。

在会议活动进行当中也是要很是注意迎宾的这个环节，会议前现场签到背景板的设定和迎宾人员的设定，都是会议现场各个环节的一个重要的过程，会议签到背景板、签到台、导视系统、签到鲜花、嘉宾鲜花这个是会议迎宾环节的几个准备事项。

对于会议场内的一切事项都完成以后，下来就是会议场外的一些注意事项了，对于会议场外的注意事项来说并不是有很多，但是想起码的会议场地位置指示牌必须是完善的，为前来参加会议活动的人员指示清楚道路。或者说是在会议活动现场的周围有专门的人员进行指引，为前来参加会议的人员指示清楚方向。

还有就是经常被人们忽略的前来参加会议人员的交通的管理，这个也是要有专门的会议人员来进行车辆协调管理，充分的协调好会议活动期间的各项工作。

会议活动的准备工作是要全方位的考虑的，同样的对于会议活动的正常运行也是要进行一个全方位的考虑，只有在各个环节都进行了全方位的考虑才能够充分的确保这个会议活动能够非常顺利的进行，因为对于这个活会议动来说是没有彩排的，唯有的一次就是会议现场直播，因此对于这个唯一有的一次一定是要多加细心和关注的。