1.列出可供选择的清单
必须制作一个根据当地的会议资源状况及该会议的程序、预计参会人数、参会人员的背景情况，以及最主要的会议目的、目标和参会者的偏好等因素综合考虑，而提供的会议场所表及价格和基本设施条件等，供会议方选择。
2.会议类型与场所的搭配
根据不同的会议类型提供不同的会议场所及配套设施。如举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所；而交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求达到会场所在城市的交通必须便利。
3.现场参观注意事宜
去现场参观前，先检查是否具备前提条件：酒店会议室价格、房间价格、酒店方拟定合同的基本条件。
4.实地考查
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