用户如果想要购置一套视频会议系统，不仅仅是购买一些硬件终端产品及系统，还要有与其相搭配的视频会议解决方案。
视频会议解决方案在视频会议中起到的作用是十分重要的。那么视频会议方案都有哪些要求呢?
首先，方案的功能设计一定要合情合理。一套优秀的视频会议方案一定要贴合客户的具体要求，要把客户的主要要求做到尽善尽美，在这基础之上，然后再搭配其附加功能。
第二，视频会议方案一定要配合先进的技术。视频会议的好坏往往在这些细节上体现出来，更加符合客户要求的视频会议方案一定会得到客户的认可，同样也可以为客户带来更加优秀的视频会议体验。
第三，视频会议系统要具有可升级、可拓展的功能。在构建视频会议方案的同时一定要考虑到后期的扩若处理，这样的视频会议系统才不会被淘汰，为客户提高更好的使用保证。
视频会议室的选择也是有技巧可言的，只要选择适当的房间，视频会议的器材才能物尽所能。
视频会议背景选择需注意1.镜头对门口是背景设置的大忌;2.被摄物体背后绝对禁止有强光源，否则镜头将对背后光源曝光;3.背景可进行单独设置，禁止使用强烈对比混乱色彩;4.在会议进行中，避免背景持续抖动、移动物体或人在背景前走动;5.电源要求有较好接地，接地电阻为0.15~0.3欧姆;6.建议采用地毯等吸音材料装修会场，以免产生回响;7.如果视频会议终端设备的供电不很稳定，建议采用交流稳压电源或UPS。
视频会议室色彩与光线2.建议使用间接光源或从平整的墙体反射的较为柔和的光线;2.建议采用浅色色调桌布，以反射散光让参会人员脸部(下巴)光线充足;3.避免阳光直射到物体、背景及镜头上，这会导致刺眼的强对比情况;4.光线弱时建议采用辅助灯光，但如上所述，避免直射;5.使用辅助灯光，建议使用日光型灯光；6.避免光源的影响。
视频会议室背景墙应采取单一均匀的浅颜色(但不宜用白色)，使其产生的视频信号电平近似0.35V，而视频会议室其它墙壁、桌布、地毯、天花板等应与背景墙相匹配，视频会议室背景墙不宜使用画幅。建议桌椅及墙壁采用浅驼色或浅青蓝色。椅子不宜采用沙发式，也不宜采用高靠背，避免挡住后面的与会者。
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