现代会议会展活动的目的不外乎是为了针对某些商品、某种理念、某一文化等进行宣传、推广活动，所以说，谁要宣传?要宣传什么物品?谁来负责宣传?通过什么渠道宣传?宣传到哪些人群中?这几点就构成了会议会展的五大要素。
一、 谁要宣传?——商品、理念、文化的所有者或倡导者等参展单位
政府部门、企业单位、行业组织乃至个人都有可能成为参展单位，由于参展单位对某种商品或思想理念的宣传需求，作为会议会展活动的最初意愿催生了其他辅助项的产生，其需求数量的多少，可直接导致会展活动整体运行系统的繁荣与否。
二、 谁来宣传?——专业为各类会议会展活动需求提供配套服务的单位
会议会展服务公司就是这一构成主体，这一群体的主要业务就是为广大的参展单位提供从场馆租赁、场地包装、物料及人员调配等一系列服务的公司或团体组织。其中，又可分为两大不同类别，其一是以组织型业务为主的招展单位，他们负责针对某一个行业或某一个领域中的众多参展商进行展会发起或组织活动，主要负责协调参展单位与接待单位之间的关系。其二是以接待业务为主的接展单位，他们的工作更加具体，主要是场馆布置、展台制作搭建、人员协调等当地资源的筹备。这一环节的要素，决定着会议会展活动的组织合理性、举办成本、可延续性等方面。还有一类公司兼具以上两种公司职能，既可以组织发起行业或者地区性会议会展活动，也可以接待全国各地的会议会展活动执行，成都一凡会议会展服务公司就是这一类型的全能型公司。
三、 通过什么渠道宣传?——场馆、媒体、网络等可提供展示平台的媒介或平台
随着信息化社会的发展，宣传的方式和渠道也发生了非常大的变化，很难讲到底哪一种宣传媒介最强的，哪一种宣传方式是最有效的，大型展馆、全国或地方性报纸、刊物、各大媒体以及通过互联网手段实现的各种信息发布平台，我们知道，会议会展的终极目标就是宣传，由此说来，宣传的渠道和方法就显得非常重要了，通过何种媒介宣传?使用何种手法宣传?这些都是会展主办方和执行方需要认真思考的问题，思路和方针制定正确了，会议会展必然会非常成功，否则，将事倍功半甚至最终导致活动失败。
四、 宣传活动的必要性?——市场需求的多少决定会展活动的可实施性
仔细分析之后不难发现，如果一个地区或一个城市的经济整体形势比较好，则年平均各类会议、会展活动的举办就比较频繁，反之则相对较少，道理很简单，经济是一切社会行为的基础保障，这一观点运用到会议会展领域就可以这样解释了：当一个地区的经济形势比较好时，对于会议会展活动效果是有较高保障的，同时市场本身对于各类会议会展活动的需求也是比较旺盛的。所以，组织举办大型会议会展活动之前，要充分了解目的地城市的经济建设、人均生活水平、文化特点等方面的因素，以此来判断活动是否在当地举办。
五、 在哪些人群中宣传?——会展的观众群体是否符合参展单位定位要求
一个会展最终是否成功举办，关键要看会展期间有多少观众光顾展馆现场，或者实现了多少成交额。在整个会展活动中，观众首先作为需求方，向市场反映出对会展活动的需求，同时又作为实际执行者，影响着会展活动的整体效果，所以，作为会展组织者，首先要在会展开始之前，认真分析展出内容适合那些人群?并根据研究结果组织社会资源进行针对性宣传，保证会展期间的观众人气。我们可以这样说，观众人数众多的会展不一定是成功的，但是，缺乏观众的会展一定是不成功的。
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