成都一凡会议服务有限公司是西南区最大的综合会议服务机构,拥有专业的会务服务、广泛的社交领域以及完整的会议执行流程,为西南区市场提供全面的会议整合安排、组织策划的一整套实施服务方案体系。在强大的会议策划和社会团体的基础背景下,不断完善并拓展会议服务公司的基本工作如会议整体统筹计划、策划方案、整合流程、管理会务等。
成都一凡会议服务有限公司的服务流程总结如下:
(1) 会前准备
首先做好一系列会前工作,包括与会议主办方商谈并为其提供最合理的会议场所、会议接待方案、会议用车等报价和方案,根据情况引导客户对会场进行实地探访,如双方基本达成协作关系,就可以进一步签订标准合同,最后由会议主办人提供相关会议资料,由会议公司进行整理分发。
(2) 会中服务
在会议开展的期中,需要有会议服务专人按计划对客户进行接待工作,例如分发房间、用餐安排、会议礼品等会务工作,协助会场布置服务工作,还要考虑旅游过程中的日程安排、房餐车导游等,在会议期间还要协助负责会务人员的安全保障问题,最后包括处理往返交通票务工作。
(3) 会后回访
会后主要处理会务服务的总体意见整合并反馈上报,总结会议中的文案资料如重要文件、演讲稿、新闻报道等会议资料,最后与会议主办方进行财务结算以及会后回访等工作。